Datenschutzerklärung

2. Überblick über die Datenverarbeitung

scout ist ein Agent-First CRM für den B2B-Markt im DACH-Raum. Die Plattform verarbeitet personenbezogene Daten in zwei Kontexten:

• · Account-Daten: Daten die der Nutzer bei Registrierung und Nutzung bereitstellt (Name, E-Mail, Telefon, ICP-Profil, Zahlungsdaten).
• · Lead-/Kontaktdaten: Öffentlich verfügbare B2B-Geschäftsdaten die im Auftrag des Nutzers über Drittanbieter abgerufen und im CRM gespeichert werden (Firmenname, Ansprechpartnername, Berufsbezeichnung, geschäftliche E-Mail, geschäftliche Telefonnummer, LinkedIn-Profil-URL, Firmenwebsite).

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

• · Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung: Verarbeitung der Account-Daten zur Bereitstellung des scout-Dienstes.
• · Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — Berechtigtes Interesse: Verarbeitung öffentlich verfügbarer B2B-Geschäftsdaten zum Zweck der Geschäftsanbahnung im Auftrag des Nutzers. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus Erwägungsgrund 47 DSGVO.
• · Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung: Sofern der Nutzer optionale Funktionen aktiviert (z.B. Google Calendar Integration).

4. Kategorien personenbezogener Daten

4.1 Account-Daten (Nutzer)

• · Vor- und Nachname
• · E-Mail-Adresse
• · Telefonnummer (optional)
• · Firmenname, Branche, Unternehmensgröße (ICP-Profil)
• · Zahlungsdaten (werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet, nie bei uns gespeichert)

4.2 Lead-/Kontaktdaten (im Auftrag des Nutzers)

• · Name des Ansprechpartners
• · Berufsbezeichnung / Rolle
• · Firmenname, Branche, Standort
• · Geschäftliche E-Mail-Adresse
• · Geschäftliche Telefonnummer
• · LinkedIn-Profil-URL
• · Firmenwebsite / Domain

Es werden ausschließlich öffentlich verfügbare Geschäftsdaten verarbeitet. Private Daten, Gesundheitsdaten oder besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO werden nicht erhoben.

4.3 Nutzungsdaten

• · IP-Adresse (anonymisiert)
• · Browser-Typ und -Version
• · Zeitpunkt des Zugriffs
• · Referrer-URL

5. Zwecke der Datenverarbeitung

• · Bereitstellung und Betrieb des scout CRM-Dienstes
• · KI-gestützte Lead-Suche, Analyse und Bewertung
• · Generierung von Outreach-Sequenzen und Gesprächsleitfäden
• · Pipeline-Management und Follow-up-Erinnerungen
• · Radar-Überwachung
• · Abrechnung und Zahlungsabwicklung
• · Technische Bereitstellung und Sicherheit

6. Unterauftragnehmer und Drittanbieter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir folgende Unterauftragnehmer ein:

7. Speicherdauer

Account-Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsende innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z.B. steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen nach §147 AO: 10 Jahre für Buchungsbelege).

Lead-/Kontaktdaten werden gespeichert, solange der Nutzer sie in seinem Account vorhält. Der Nutzer kann einzelne Kontakte jederzeit löschen. Bei Account-Löschung werden alle zugehörigen Lead-Daten innerhalb von 30 Tagen endgültig gelöscht.

Nutzungsdaten (Server-Logs) werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

8. Betroffenenrechte

Jede betroffene Person hat folgende Rechte:

• · Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten.
• · Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten.
• · Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO):Recht auf Löschung der Daten ("Recht auf Vergessenwerden").
• · Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Recht auf Einschränkung unter bestimmten Voraussetzungen.
• · Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Recht auf Erhalt der Daten in maschinenlesbarem Format.
• · Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen.
• · Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Zuständige Aufsichtsbehörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@close-one.de

9. Cookies und Tracking

scout verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung. Es werden keine Marketing-Cookies, Tracking-Cookies oder Analyse-Tools von Drittanbietern eingesetzt. Eine gesonderte Cookie-Einwilligung ist daher nach §25 TDDDG nicht erforderlich.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten:

• · Verschlüsselung aller Datenübertragungen via TLS 1.3
• · Row Level Security (RLS) in der Datenbank — jeder Nutzer sieht ausschließlich eigene Daten
• · Verschlüsselung ruhender Daten (AES-256)
• · Hosting ausschließlich auf EU-Servern (Frankfurt)
• · Regelmäßige Sicherheitsupdates und Dependency-Audits
• · Zugriffskontrolle nach dem Need-to-Know-Prinzip

Die vollständigen TOMs sind als Anlage zum AVV dokumentiert.

11. Datenübermittlung in Drittländer

Einzelne Unterauftragnehmer (Stripe, Resend) haben Serverstandorte in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023). Für SerpApi auf Basis von EU-Standardvertragsklauseln (SCCs), wobei ausschließlich Firmennamen und Domains übermittelt werden.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen anzupassen. Die aktuelle Version ist stets unter https://scout.close-one.de/datenschutz abrufbar.

Stand: Mai 2026